Dove un superiore pubblico interesse non imponga un momentaneo segreto, la casa dell'amministrazione dovrebbe essere di vetro.

(F. Turati, in Atti del Parlamento italiano, Camera dei Deputati, e ss. 1904-1908, 17 giugno 1908, pag. 22692.)

Queste parole, pronunciate oltre un secolo fa, anticipano con sorprendente attualità i principi sanciti dalla normativa vigente in materia di trasparenza amministrativa. Il Decreto Legislativo 33/2013, noto come “Legge sulla Trasparenza”, ha infatti introdotto l’obbligo per tutte le pubbliche amministrazioni di pubblicare in modo proattivo dati, documenti e informazioni che garantiscano il controllo civico sull’operato degli uffici. A ciò si affianca l’istituto dell’accesso civico, che consente a qualsiasi cittadino – senza necessità di motivazione – di richiedere documentazione detenuta dalla pubblica amministrazione, salvo i casi di riservatezza stabiliti per legge.

In particolare, è utile distinguere tra accesso civico semplice, che riguarda l’ottenimento di dati, documenti e informazioni oggetto di pubblicazione obbligatoria da parte delle amministrazioni1 e accesso civico generalizzato, introdotto dal D.Lgs. 97/2016 (cosiddetto Freedom of Information Act)2.

In questo contesto, il concetto di amministrazione trasparente assume un significato strategico. Si tratta di un modello di pubblica amministrazione orientato all’apertura, alla responsabilità e alla partecipazione, fondato sulla visibilità dei processi decisionali, sull’accessibilità delle informazioni e sulla tracciabilità delle attività istituzionali.

Proprio questo orientamento verso la trasparenza e l’efficienza amministrativa ha rappresentato uno degli elementi chiave che hanno permesso all’Italia di entrare ufficialmente nell’Unione Europea, rispondendo ai criteri di adesione richiesti in termini di affidabilità istituzionale, accountability e tutela dei diritti dei cittadini.

Questa cornice normativa eleva la ricercabilità documentale a valore strategico, ma per garantire davvero il diritto dei cittadini a conoscere e controllare l’operato della pubblica amministrazione, è indispensabile affrontare il nodo dell’accessibilità archivistica. Oggi più che mai, le persone esercitano il proprio diritto di accesso agli atti, avanzano richieste, cercano documenti, ma come si possono soddisfare queste istanze se gli archivi si presentano in uno stato di disordine, spesso immutato dagli anni Novanta in poi?

L’accessibilità non riguarda soltanto l’apertura fisica degli archivi o la digitalizzazione dei documenti ma riguarda soprattutto la possibilità concreta di trovare le informazioni nel momento in cui servono, in modo tempestivo e affidabile.

Nessuna trasparenza è davvero possibile se gli archivi non sono accessibili, ordinati e aggiornati. È qui che il ruolo dell’archivista si salda in modo decisivo con il diritto di accesso dei cittadini infatti senza una gestione professionale dei documenti, l’amministrazione non è in grado né di garantire trasparenza, né di assicurare legalità, né di rispondere con prontezza e precisione alle richieste della comunità.

L’archivista diventa così un garante silenzioso ma essenziale di una democrazia amministrativa realmente aperta e partecipata, dove la memoria documentale è il presupposto per ogni forma di responsabilità pubblica.

Secondo l’articolo 1 della Legge 241 del 1990, la pubblica amministrazione è tenuta a perseguire i propri fini “secondo criteri di economicità, efficacia, imparzialità, pubblicità e trasparenza”. In altre parole, ogni ente pubblico – dal piccolo Comune alla grande amministrazione centrale – dovrebbe organizzarsi in modo da funzionare bene e senza sprechi.

Eppure, c’è un aspetto che viene sistematicamente trascurato cioè la gestione degli archivi. In un’epoca in cui si parla di semplificazione e digitalizzazione, continuano a esistere uffici dove i documenti giacciono sparsi tra stanze, faldoni, hard disk e protocolli duplicati.

Il risultato? Tempi lunghi, inefficienze, errori, smarrimenti. Tutto il contrario dell’efficienza amministrativa invocata dalla normativa.

È qui che entra in gioco una figura troppo spesso ignorata o sottovalutata dell’archivista. Un professionista formato non solo per “mettere in ordine” ma per strutturare il patrimonio documentale secondo logiche funzionali, giuridiche e operative. Un archivio ben organizzato non è un lusso ma uno strumento di governo, che permette di risparmiare tempo, denaro e soprattutto di rispondere con prontezza e trasparenza ai bisogni dei cittadini e agli obblighi di legge.

Affidarsi a un archivista, oggi, non è più un’opzione per l’ente pubblico ma è una necessità strategica. Perché senza un record management efficace, l’amministrazione rischia di naufragare nei propri faldoni.

In questo senso, è importante distinguere tra ordinamento e riordinamento, il primo rappresenta l’organizzazione dei documenti sin dalla loro formazione, secondo criteri logici, funzionali e giuridici; il secondo è invece l’intervento ex post, spesso più complesso e oneroso, necessario a ripristinare coerenza e accessibilità in archivi disorganizzati o trascurati. Dove manca l’ordinamento, il riordinamento diventa inevitabile e spesso emergenziale, con costi elevati in termini di tempo e risorse. Solo una gestione archivistica continua e professionale può garantire efficienza, trasparenza e memoria istituzionale.

In definitiva, la Legge 241 del 1990 e il Decreto Legislativo 33 del 2013 delineano un quadro normativo coerente e complementare, da un lato l’esigenza di un’amministrazione efficace, imparziale e trasparente; dall’altro il diritto dei cittadini di conoscere, accedere, vigilare. Ma entrambi i principi si infrangono se non sorretti da una solida infrastruttura documentale. L’archivio, in questo senso, non è un deposito del passato ma la condizione necessaria per il buon funzionamento del presente. E l’archivista, con le sue competenze, è il garante di questa infrastruttura invisibile ma vitale, perché è in grado di gestire e valorizzare tutte le età dell’archivio, dalla fase corrente, in cui i documenti supportano l’attività amministrativa quotidiana, alla fase di deposito, in cui attendono di essere riutilizzati o scartati, fino alla fase storica, in cui diventano patrimonio della memoria collettiva e fonte per la ricerca.

In conclusione affinché la casa dell’amministrazione sia davvero “di vetro”, occorre prima che i suoi documenti siano in ordine, accessibili e custoditi secondo criteri professionali. Solo così la trasparenza potrà tradursi in un diritto concreto e l’efficienza in una realtà quotidiana.

Note

1 Se tali contenuti non sono stati pubblicati, il cittadino può richiederli e l’amministrazione è tenuta a fornirli.
2 Consente a chiunque di accedere a ulteriori dati e documenti detenuti dalla pubblica amministrazione, anche se non soggetti a pubblicazione obbligatoria, con lo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche.