Siempre que abordo este tema en mis charlas y cursos de redacción, aconsejo nunca presionar el botón para enviar un correo o para imprimir un documento sin antes haber revisado el escrito. Aunque se sabe que el tiempo resulta escaso durante el día a día laboral, es necesario reservar un momento para revisar un texto antes de enviarlo al lector. Para ello, se puede poner énfasis en aquellos aspectos que originan mayor dificultad al redactar. Por ejemplo, si una persona sabe que le es complicado escribir oraciones y párrafos bien formulados, su revisión se puede enfocar en esos aspectos. Ello se sugiere con el fin de ir mejorando su desempeño en dichas tareas de manera paulatina, gracias a una constante revisión de lo redactado. Recuerden: lo que no se evalúa no se puede mejorar.

¿Cómo se debe revisar un texto? Sugerencias, recomendaciones y técnicas

En Lenguaje ciudadano. Un manual para quien escribe en la Administración Pública Federal (2004), de México, Cassany brinda estas sugerencias generales para revisar un documento:

  • Revise mientras escribe cada párrafo; no se espere hasta el final del documento. Ello es necesario, según el autor, para comprobar que los fragmentos se ajustan a lo que quiere decir y también para enlazarlos con los que escribirá después.

  • Revise varias veces, tantas como sea necesario para que usted se sienta conforme con lo que escribió.

  • Trate de que otras personas revisen su texto; les será más fácil identificar los errores y las ideas confusas.

  • Trate de incluir a personas como su ciudadano-objetivo en la revisión si el propósito del documento lo justifica; le darán información valiosa sobre cómo los lectores interpretan su documento.

  • Escale la revisión según el tiempo disponible y la importancia del documento.

De otra parte, en el Manual de lenguaje claro (2024), publicado por la Secretaría Legal y Técnica del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, se presentan estas otras recomendaciones:

  • Conviene hacer una lectura en voz alta del texto completo. Esta tarea obliga al redactor a realizar una lectura más atenta y detectar si lo que se pretendía expresar es, efectivamente, lo escrito. Escuchar la sonoridad de lo escrito permite rever si se ha escrito de manera clara, concisa y precisa.

  • Pedirle a otra persona que lea el texto, porque aporta una mirada diferente y puede brindar una devolución más específica desde el lugar del receptor del texto. Quien lea el texto puede confirmar si el documento cumple con los objetivos comunicacionales y si resulta un escrito claro para los demás.

Por otro lado, existen técnicas para revisar un documento, planteadas en la Guía práctica Comunicación Clara (2017), del Ayuntamiento de Madrid:

  • El test A/B. Consiste en desarrollar dos versiones de un mismo texto y medir cuál funciona mejor. Para ello, debes preparar dos versiones de un mismo documento y decidir una métrica con la que evaluar cuál funciona mejor. A continuación, ofrece a un grupo de personas las dos versiones y decide cuál ha tenido una respuesta mejor.

  • El shadowing. Consiste en testar un documento entre un pequeño grupo representativo del público final al que va destinado para evaluar sus reacciones.

Asimismo, en El derecho a entender: La comunicación clara, la mejor defensa de la ciudadanía (202), Montolío y Tascón, aconsejan realizar algún tipo de grupo focal que permita conocer bien qué funciona bien en un texto antes de publicarlo y qué partes son mejorables. Si se desea revisar un documento sencillo, podría valer con que tres personas que no participaron en su escritura lo leyeran para determinar si se entiende.

¿Qué se debe revisar en un texto? Guía de preguntas, puntos clave y test de comprobación

Aparte de la necesaria revisión ortográfica, en La cocina de la escritura (1995), Cassany presenta una “Guía de preguntas para revisar” un texto. A continuación, presento algunas de esas interrogantes, que el autor ha clasificado según el aspecto que se pretende revisar:

1. Enfoque del escrito

  • ¿El tipo de texto es adecuado a la situación?

  • ¿Consigue el texto mi propósito? ¿Queda claro lo que pretendo?

  • ¿Reaccionará el lector tal como espero al leer el texto?

2. Ideas e información

  • ¿Hay la información suficiente? ¿Ni en exceso ni por defecto?

  • ¿Entiendo yo todo lo que se dice? ¿Lo entenderá el lector?

  • ¿Las ideas son lo bastante claras?

3. Estructura

  • ¿Está bastante clara para que ayude al lector a entender mejor el mensaje?

  • ¿Los datos están bien agrupados en apartados?

4. Párrafos

  • ¿Cada párrafo trata de un subtema o aspecto distinto?

  • ¿Tienen la extensión adecuada? ¿No son demasiado extensos?

  • ¿Hay algún párrafo-oración?

5. Oraciones

  • ¿Hay muchas oraciones negativas, pasivas o demasiado largas?

  • ¿Son variadas: de extensión, orden, modalidad, estilo?

  • ¿Hay abuso de incisos o subordinadas muy largas?

6. Palabras

  • ¿He encontrado algún comodín, cliché, muletilla o repetición frecuente?

  • ¿Hay muchas palabras abstractas o complejas? ¿He utilizado el léxico o la terminología precisos?

  • ¿Utilizo los marcadores textuales (conectores discursivos) de manera adecuada?

  • ¿El lector entenderá todas las palabras que aparecen en el texto?

7. Puntuación

  • ¿He repasado todos los signos? ¿Están bien situados?

8. Nivel de formalidad

  • ¿Es adecuada la imagen que el texto ofrece de mí? ¿Me gusta?

  • ¿El escrito se dirige al lector con el tratamiento adecuado? ¿Tú o usted?

  • ¿Hay alguna expresión o palabra informal o demasiado vulgar?

  • ¿Se me ha escapado alguna expresión rebuscada, extraña o excesivamente compleja?

  • ¿Hay alguna expresión sexista o irrespetuosa?

Muchos de los aspectos considerados por Cassany en el listado anterior también se incluyen en la Guía de redacción judicial clara (2023), publicada por el Ministerio de Justicia de España, como puntos clave para facilitar la revisión:

  • Antes de revisar un documento, es recomendable pensar de nuevo en quién va a leerlo y en el propósito del documento. Hay que mantenerlo en todo momento en mente.

  • El documento tiene una estructura clara, bien definida. Los bloques de contenido se distinguen fácilmente.

  • La información que se ofrece es estrictamente la necesaria y útil.

  • Los párrafos tienen una extensión similar, en la medida de lo posible, y no son ni muy escuetos ni están sobredimensionados.

  • Las oraciones tienen una extensión manejable y no se alargan con gerundios ilativos.

  • El vocabulario es preciso, comprensible, y no genera ambigüedades interpretativas.

  • Se evita usar terminología innecesaria.

  • La terminología necesaria se explica, se define o se reformula para que una persona sin formación especializada pueda entenderla.

  • La puntuación es correcta. No se descuidan las comas que delimitan incisos.

Otro instrumento de revisión desde la perspectiva del LC es la Pauta de revisión del apartado “¿Cómo co-creamos prototipos comunicacionales a nivel de contenidos?”, de la Guía de Lenguaje Claro (2020) publicada por el Gobierno de Chile1.

Por último, como complemento y reforzamiento de lo anterior, presento algunas preguntas incluidas en el test de comprobación final del capítulo “La revisión” del Manual de escritura académica y profesional (2018):

  • ¿Ha considerado a quién va dirigido el texto y lo que quiere conseguir con él?

  • ¿Ha proporcionado la información suficiente para que el lector pueda entender el texto sin necesidad de ulteriores búsquedas de información?

  • ¿Ha comprobado que no existe una manera más breve y directa de expresar alguna de las ideas contenidas en el texto?

  • ¿Ha conseguido que la organización de la información sea la más adecuada para el objetivo perseguido?

  • ¿Ha incluido los ejemplos necesarios para ilustrar las explicaciones?

  • ¿La extensión de los párrafos es la adecuada?

  • ¿Ha empleado suficientes conectores, y variados, para organizar las ideas de manera clara y precisa?

  • ¿Ha revisado la longitud de las oraciones; que no sean demasiado breves o excesivamente largas?

  • ¿Ha evitado las formulaciones negativas?

  • ¿Ha consultado el diccionario para cerciorarse del significado de los términos que le resultan menos familiares?

  • ¿Ha seleccionado en todo momento el vocabulario más preciso?

  • ¿Ha empleado el corrector del procesador de textos para detectar de forma rápida y automatizada erratas y errores ortográficos? ¿Ha revisado la ortografía de las palabras que no detecta el corrector automático?

  • ¿Se emplean correctamente los signos de puntuación?

Notas

1. Pueden solicitar descargar ese documento en este enlace.