En mi anterior colaboración, compartí varias nociones útiles para exponer información por escrito de manera efectiva, enfocándome en cómo organizar las ideas en los textos mediante esquemas informativos. Como lo había anticipado en aquella ocasión, en este artículo presentaré algunas operaciones textuales que permiten elaborar un texto expositivo (TE).

En el Manual de escritura académica y profesional, la experta Irene Yúfera señala que al escribir un TE se pueden aclarar ideas que ofrecen cierta dificultad. Asimismo, es posible hacer comprender al lector cómo es, cómo funciona o por qué se produce un fenómeno, una actividad o un proceso. Para conseguirlo, se recurre a operaciones textuales, también denominadas estrategias discursivas. Estas son los modos en que el escritor organiza y estructura la información del texto que produce.

En esta ocasión, explicaré en qué consisten algunas operaciones textuales/estrategias discursivas fundamentales para exponer información por escrito; además, brindaré pautas para utilizarlas. Aunque dos de ellas (definición, y clasificación) las presenté en mi anterior artículo como esquemas informativos/estructuras informativas, también pueden utilizarse como operaciones textuales/estrategias discursivas. Ello lo explicaré a continuación.

1) Definición

Como operación textual/estrategia discursiva, mediante una definición se explica el significado de una palabra o frase. Ejemplo:

El ROF (Reglamento de Organización y Funciones) es un documento de gestión e información institucional, basado en la estructura orgánica del BCRP, que facilita al personal del Banco el cumplimiento de la finalidad y funciones de la unidad orgánica a la que pertenece.

(Tomado del Glosario Planteamiento y Organización del Banco Central de Reserva del Perú)

¿Cómo se puede elaborar una definición?

La RAE indica que la definición es una proposición que expone con claridad y exactitud los caracteres genéricos y diferenciales de algo material o inmaterial. Según ello, se puede elaborar una definición siguiendo estos pasos:

  1. Presentar al inicio el nombre del término que se desea definir. En el ejemplo anterior, lo que se desea definir es el ROF (Reglamento de Organización y Funciones).
  2. Luego, introducir ese término en un concepto más amplio, esto es, dentro de una clase general. En el ejemplo anterior, el ROF se presenta como un caso particular de una clase más general, constituida por el concepto de «documento de gestión e información institucional».
  3. Finalmente, describir las propiedades o rasgos específicos que caracterizan al término definido, y permiten diferenciarlo del resto de los elementos que forman parte de esa misma clase general. En el ejemplo anterior, el rasgo específico «que facilita al personal del Banco el cumplimiento de la finalidad y funciones de la unidad orgánica a la que pertenece» permite distinguir al ROF de otros documentos de gestión e información institucional.

2) Clasificación

Como operación textual/estrategia discursiva, a través de una clasificación se divide los conceptos en clases o tipos, considerando un criterio de clasificación. Ejemplo:

Una forma de clasificar la información es basándose en su confidencialidad y el impacto para la empresa en caso de pérdida o robo:

  • Confidencial. Aplica a toda información de gran relevancia para el futuro de la empresa, como los proyectos futuros que se desarrollarán.
  • Restringida. Accesible únicamente para determinado personal de la organización, sin la cual no pueden desempeñar su trabajo.
  • De uso interno. Accesible exclusivamente para el personal de la empresa.
  • Pública. Información de dominio público, como la presentada en la página web.

(Tomado y adaptado de la web del Instituto Nacional de Ciberseguridad de España)

En este ejemplo, el concepto «información» se ha clasificado considerando como criterio de clasificación «su confidencialidad y el impacto para la empresa en caso de pérdida o robo». Según ello, se distinguen 4 clases de información: confidencial, restringida, de uso interno y pública.

¿Por qué es importante considerar un criterio para elaborar una clasificación?

La RAE indica que clasificar es ordenar o disponer en conjuntos elementos con caracteres comunes. Para elaborar una clasificación, se debe determinar y precisar el criterio que permite establecer las diferentes clases que se presentarán. Es importante considerar dicho criterio porque posibilita distinguir e incorporar adecuadamente los elementos que corresponden a una clase. Ejemplo:

Clasificación de los documentos emitidos por la Administración, según los participantes en la relación administrativa:

  • Documentos dirigidos al ciudadano: anuncios, bandos, cartas, oficios, notificaciones, citaciones...
  • Documentos dirigidos a la Administración: actas, cartas, notas interiores, oficios, informes, diligencias...

(Tomado y adaptado del Manual de documentos y lenguaje administrativo, Universidad Jaime I de Castellón, España)

En este ejemplo, se precisa que el criterio empleado para clasificar los documentos es «los participantes en la relación administrativa». No obstante, existe una diversidad de criterios que se pueden emplear para clasificar elementos. Siguiendo con el tema de los documentos, es factible elaborar otra clasificación considerando un criterio diferente al del ejemplo anterior:

Clasificación de los documentos emitidos por la Administración, según el tipo de declaración que contienen:

  • Documentos administrativos de decisión. Contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración: acuerdo y resolución.
  • Documentos administrativos de transmisión. Comunican la existencia de actos o hechos: notificación, publicación y comunicación.
  • Documentos administrativos de constancia. Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos: acta y certificado.
  • Documentos administrativos de juicio. Su finalidad es proporcionar asesoramiento, datos, valoraciones y opiniones para la toma de decisiones. Existen distintas clasificaciones según el criterio utilizado:
  1. Por la obligación de solicitarlos: informes preceptivos, informes facultativos.
  2. Por la vinculación con su contenido: informes vinculantes, informes no vinculantes.
  3. Por el órgano que los emite: informes internos, informes externos.

(Tomado y adaptado de la web de la Dirección General de Gobernanza Pública, España)

En este nuevo ejemplo, se ha empleado un criterio diferente para clasificar los documentos: «el tipo de declaración que contienen». Incluso el último tipo de esta clasificación («documentos administrativos de juicio») se subdivide a su vez en otras clases, siempre considerando criterios para poder establecer dichas subclasificaciones.

3) Enumeración

La operación textual/estrategia discursiva de enumeración consiste en dividir información compleja en sus distintos componentes, para que el lector pueda comprenderla fácilmente.

¿Cómo se puede elaborar una enumeración mediante listas ordenadas?

En su libro El derecho a entender, los expertos Estrella Montolío y Mario Tascón afirman que las listas son muy eficaces para enumerar si están bien pensadas previamente y bien construidas después. Para elaborarlas adecuadamente, brindan las siguientes recomendaciones:

  • Antes de empezar la lista, se debe indicar qué tipo de elementos la conforman. Al respecto, en el Manual de escritura se precisa que la enumeración debe presentarse mediante una expresión predictiva que englobe los datos. Esta suele constar de un elemento léxico que abarque los elementos de la enumeración.
  • Al escribir la lista, se deben incluir elementos consistentes (sustantivos, verbos, frases, etc.). Acerca de ello, en el Manual de escritura se señala que estos deben ser homogéneos, en lo conceptual y en su expresión lingüística.
  • Para marcar cada elemento de la lista, se debe escoger un estilo (números o letras) y usarlo con coherencia en todo el documento. De manera general, se pueden utilizar números cuando se deseen enumerar elementos y letras cuando se le proponga al lector escoger entre diferentes alternativas.

Con el fin de explicar todo lo anterior, se presenta el siguiente ejemplo:

Para solicitar la subvención, debe presentar tres documentos:

  1. El formulario de solicitud cumplimentado.
  2. Una fotocopia de la memoria de proyecto.
  3. Una fotocopia del presupuesto de gastos.

(Tomado de la Guía de Comunicación Clara del Ayuntamiento de Madrid)

En este ejemplo, las recomendaciones planteadas por Montolío y Tascón se han aplicado de la siguiente manera:

  • Antes de empezar la lista, se explicó qué tipo de elementos la conforman, utilizando una expresión predictiva que incluso detalla el número de ítems listados: «tres documentos».
  • Al escribir la lista, se incluyeron elementos homogéneos en su expresión lingüística: las frases «formulario de solicitud», «fotocopia de la memoria» y «fotocopia del presupuesto».
  • Para marcar los elementos, se utilizaron números a fin de enumerarlos.

Por otro lado, si se opta por enumerar elementos de manera horizontal, se aconseja separarlos mediante punto y coma si alguno de ellos contiene una coma. Ejemplo:

Para solicitar la subvención debe presentar tres documentos: el formulario de solicitud, debidamente cumplimentado; una copia de la memoria del proyecto; y una copia del presupuesto de gastos.

Si desean conocer sobre el uso del punto y coma para separar miembros de una enumeración que incluyen comas o que presentan cierta longitud, pueden revisar el contenido que presenté en una anterior colaboración.

4) Ejemplificación

De acuerdo con la experta Paula Roich, la ejemplificación es una operación textual/estrategia discursiva que permite ilustrar un concepto abstracto o general. Cuando se ejemplifica, se presentan uno o más casos particulares de lo que ya se ha expresado de manera general.

¿Qué recursos lingüísticos permiten ejemplificar?

Según el Manual de escritura, el conector por ejemplo y otras formulaciones más extensas: para dar/poner un ejemplo, a modo de ejemplo, específicamente, etc. sirven para ilustrar con claridad un concepto presentando un caso concreto. Ejemplo:

Cuatro son las formas de presentar los textos: alineados a la izquierda, centrados, alineados a la derecha o justificados. Debemos considerar que no todas las opciones son adecuadas para los sitios web. Por ejemplo, en el entorno web no conviene justificar los textos, ya que se crean huecos entre palabras, que dificultan la lectura.

(Tomado y adaptado del manual Comunicación electrónica. Propuestas para mejorar la calidad de los textos en pantalla, del Instituto Vasco de Administración Pública)

En este ejemplo, el conector por ejemplo permite ilustrar el hecho de que no todas las opciones de presentar los textos resultan adecuadas para los sitios web. Para ello, en dicho texto se ha presentado este caso concreto: en el entorno web no conviene justificar los textos, ya que se crean huecos entre palabras, que dificultan la lectura.

5) Reformulación

La operación textual/estrategia discursiva de reformulación consiste en aclarar el significado de una palabra o frase mediante una expresión alternativa. Así se brinda una explicación, aclaración o ampliación si el escritor evalúa que un término usado resulta confuso, difícil, ambiguo, etc.

¿Qué recursos lingüísticos permiten reformular para explicar?

Según el Manual de escritura, los conectores es decir, esto es, en otras palabras, etc. sirven para indicarle al lector que lo que viene a continuación es una explicación de lo previo. Ejemplo:

Con el objetivo de que el recorrido sea cómodo, es aconsejable que el sitio web ofrezca algunas herramientas de orientación que sean:

Opcionales. La web debe ofrecer una navegación flexible, es decir, debe proponer más de una alternativa de desplazamiento.

(Tomado y adaptado del manual Comunicación electrónica. Propuestas para mejorar la calidad de los textos en pantalla, del Instituto Vasco de Administración Pública)

En este ejemplo, el conector es decir permite reformular la frase «ofrecer una navegación flexible», para explicar que ello significa «proponer más de una alternativa de desplazamiento».

Queda pendiente presentar más operaciones textuales que permiten elaborar un TE; además, es pertinente plantear otras estrategias que le faciliten al lector la comprensión de dicho escrito. Por ello, me comprometo a seguir escribiendo sobre esos aspectos en la tercera parte de este artículo. Me despido hasta una próxima oportunidad.