En este artículo, seguiré presentándoles pautas para escribir textos funcionales eficaces. Cabe precisar que dichos escritos, en palabras de la experta española Estrella Montolío, son textos cuya finalidad es funcional: demostrar nuestro conocimiento sobre un tema, explicar un proceso, elaborar un contrato, informar de unas condiciones, mostrar el funcionamiento de algún mecanismo, etc.

Montolío y el experto español Mario Tascón, en su libro El derecho a entender, afirman que uno de los requisitos para desarrollar una comunicación clara en el ámbito laboral es conocer con rigor los mecanismos discursivos, estructuras y elementos de la exposición, la argumentación y la instrucción. Ellos diferencian tres tipos principales de textos según su finalidad:

  1. Expositivos. Tienen como objetivo prioritario informar (p. ej.: informe, memorando, oficio, comunicado, etc.).
  2. Argumentativos. Pretenden convencer o persuadir (p. ej.: solicitud, reclamo, artículo de opinión, ensayo, reseña, etc.).
  3. Instructivos. Se proponen mostrar cómo se hace algo. Están orientados a motivar una acción del lector (p. ej.: manual, guía, reglamento, estatuto, bases, etc.).

En esta oportunidad, les presentaré consejos para exponer información por escrito en el ámbito profesional, redactando un texto expositivo. El propósito de este tipo de texto es brindar información (datos, ideas) sobre un tema y, a veces, argumentar para convencer de algo a los lectores, según la experta Graciela Reyes.

Características de un texto expositivo

En su libro Como escribir bien en español. Manual de redacción, Reyes presenta las siguientes características de un texto expositivo (TE):

  • Su lenguaje es preciso y convincente; además, se utilizan sustantivos y adjetivos seleccionados cuidadosamente.
  • Se organiza según las necesidades de la información, partiendo generalmente de lo conocido, para ir añadiendo datos nuevos.
  • Es habitual incorporar secuencias narrativas para complementar algunas ideas.

De otra parte, en el Manual de escritura académica y profesional se indica que el estilo, el lenguaje y la estructura de un TE dependen del objetivo para el que se redacta. Ello se debe a que distintos propósitos exigen diverso grado de precisión terminológica o de exhaustividad en los datos.

¿Cómo se puede organizar la información en un texto expositivo?

En el Manual de escritura, la experta Irene Yúfera señala que existen esquemas informativos que guían la exposición de la información en un TE. Agrega que al tema del que se ocupe el escritor (así como al propósito comunicativo del texto) puede convenirle un modo de organización de la información más que otro.

Al respecto, en la obra Saber escribir, del Instituto Cervantes de España, se indica que para escribir un TE se debe considerar la estructura que puede adoptar dicho escrito en función del contenido que se pretende transmitir.

A continuación, presento los esquemas/las estructuras presentadas en común por ambas fuentes para organizar la información en un TE:

1) Definición o descripción

En un TE, se pueden definir conceptos. Según la RAE, la definición es una proposición que expone con claridad y exactitud los caracteres genéricos y diferenciales de algo material o inmaterial. Ejemplo:

El ROF (Reglamento de Organización y Funciones) es un documento de gestión e información institucional, basado en la estructura orgánica del BCRP, que facilita al personal del Banco el cumplimiento de la finalidad y funciones de la unidad orgánica a la que pertenece.

(Tomado de Glosario Planteamiento y Organización del Banco Central de Reserva del Perú)

Asimismo, en un TE se pueden describir rasgos, partes, procesos, fases, mecanismos… de objetos o fenómenos.

2) Clasificación

En un TE, se pueden clasificar elementos. Según la RAE, clasificar es ordenar o disponer en conjuntos elementos con caracteres comunes. Ello implica en muchas ocasiones elaborar enumeraciones, presentando los elementos constitutivos de un conjunto. Ejemplo:

La comunicación escrita interna es aquella que se cursa entre los órganos del MEF, a través de los siguientes documentos: informe, memorando, memorando circular, proveído y correo electrónico.

(Tomado de Manual para la elaboración de comunicaciones escritas en el Ministerio de Economía y Finanzas del Perú)

3) Comparación

En un TE, se pueden comparar elementos. Según la RAE, comparar es analizar con atención una cosa o a una persona para establecer sus semejanzas o diferencias con otra. Al escribir una comparación en un TE, se presentan las semejanzas o diferencias entre objetos, fenómenos o situaciones. Para ello, se utilizan recursos lingüísticos que expresan analogías (A es como B) o diferencias (A es así; en cambio/por el contrario…, B es así). Ejemplo:

Los gastos corrientes corresponden a la operación y mantenimiento de los servicios que presta el Estado (sueldos y salarios, servicios básicos, etc.). En cambio, los gastos de capital están destinados al aumento de la producción, o al incremento inmediato o futuro del patrimonio del Estado (gastos en inversiones netas).

(Tomado y adaptado de Glosario de términos del Presupuesto del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo del Perú)

4) Problema-solución

En un TE, se puede plantear un conflicto y proponer una o varias medidas de resolución. Ejemplo:

Problema: Los conflictos sociales, si bien se inician impulsados por demandas sociales muy concretas (contaminación, proyectos de inversión, derechos laborales, etc.), contienen cuestionamientos explícitos o implícitos al funcionamiento del Estado o del mercado (…).

Solución: Las soluciones planteadas en los procesos de diálogo requieren de recursos financieros, humanos y logísticos para su cumplimiento. (…) De los 1790 acuerdos identificados, el 10.6% (189) se refiere a realizar gestiones para el financiamiento de estudios, actividades o proyectos, mientras que el 9.9% (176) están vinculados a la ejecución y/o financiamiento de proyectos de inversión pública. Le siguen los acuerdos vinculados al soporte o asistencia técnica, con el 9.8% (174) (…).

(Tomado y adaptado de Informe Conflictos sociales y cumplimiento de acuerdos de la Defensoría del Perú)

5) Causa(s)-consecuencia(s)/causa(s)-efecto(s)

En un TE, se pueden exponer las causas y las consecuencias de un hecho o fenómeno. Ejemplo:

Causas: La informalidad es producto de la combinación de servicios públicos deficientes, de un régimen normativo opresivo y de la débil capacidad de supervisión y ejecución del Estado. Dicha combinación resulta especialmente explosiva cuando el país se caracteriza por tener bajos niveles educativos, fuertes presiones demográficas y estructuras productivas primarias.

Consecuencias: La informalidad conlleva la pérdida, por lo menos parcial, de las ventajas que ofrece la legalidad: la protección policial y judicial, el acceso al crédito formal, y la capacidad de participar en los mercados internacionales. Por tratar de eludir el control del Estado, muchas empresas informales siguen siendo empresas pequeñas con un tamaño inferior al óptimo, utilizan canales irregulares para adquirir y distribuir bienes y servicios, y tienen que utilizar recursos constantemente para encubrir sus actividades o sobornar a funcionarios públicos.

(Tomado y adaptado del Estudio Causas y consecuencias de la informalidad en el Perú Banco Central de Reserva del Perú)

Cabe añadir que varios de estos/as esquemas/estructuras suelen concurrir en un mismo TE.

Características del lenguaje propio de los textos expositivos

Según el Manual de escritura, al redactar un TE se debe emplear un estilo que posibilite expresar claramente la información y que contribuya así a una lectura cómoda. Por lo tanto, es necesario considerar los siguientes criterios que permitan leerlo y comprenderlo con facilidad:

1) Selección del vocabulario

  • Son más legibles las palabras cortas que las palabras largas.
  • Son más legibles las palabras simples que los compuestos y los derivados, y las palabras concretas que las abstractas.

2) Construcción de las oraciones

  • Es más fácil leer oraciones cortas que oraciones largas.
  • Los incisos largos (entre comas, guiones o paréntesis) interrumpen la comprensión del conjunto de una oración.
  • Las oraciones se hacen más fácilmente interpretables si tienen el sujeto al principio y el verbo a poca distancia. El orden canónico es Sujeto-Verbo-Complementos.
  • Es más comprensible una oración activa que la pasiva correspondiente.
  • El estilo verbal (más verbos y oraciones) facilita más la comprensión que el estilo nominal (más nombres y sintagmas nominales más largos), en parte porque el estilo nominal se basa en palabras más largas, derivadas y abstractas.
  • El abuso de los gerundios carga excesivamente la frase.
  • Las oraciones negativas son más difíciles y más lentas de procesar que las afirmativas correspondientes.

Cabe precisar que todas estas recomendaciones las he desarrollado ampliamente, explicándolas mediante ejemplos, en tres de mis anteriores artículos: Seleccionar las palabras adecuadas, Los pasos del método de la comunicación clara y Consejos para escribir oraciones de manera eficiente.

Queda pendiente presentar las operaciones textuales que permiten elaborar un TE; además, es pertinente plantear otras estrategias que le faciliten al lector la comprensión de dicho escrito. Por ello, me comprometo a seguir escribiendo sobre esos aspectos en la segunda parte de este artículo. Me despido hasta una próxima oportunidad.