En mi artículo anterior, presenté el método de la comunicación clara, propuesto por los expertos españoles Estrella Montolío y Mario Tascón, y desarrollado en su libro El derecho a entender. En dicha colaboración, expliqué acerca del paso 1: Planificar y estructurar el documento, por lo que en esta oportunidad desarrollaré el subsiguiente.

Paso 2 del método de la comunicación clara: escribir con claridad

Los autores afirman que en dicho método lo que se busca es una escritura eficaz. Para ello, en la fuente mencionada, se centran en explicar cómo lograr que los documentos estén escritos de forma clara, sencilla, correcta y comprensible. Con este objetivo, proponen una serie de pautas básicas para escribir con claridad:

  1. Controlar la longitud de párrafos y oraciones.
  2. Seguir el orden natural de las oraciones en español.
  3. Utilizar la voz activa.
  4. Vigilar el uso abusivo de gerundios, infinitivos y participios.
  5. Conectar las ideas entre sí.
  6. Enumerar, hacer listas ordenadas.
  7. Escoger las palabras más adecuadas para el sentido y el tono de lo que se desea comunicar.
  8. Evitar el vocabulario especializado o, si es necesario, reformularlo.
  9. Evitar la acumulación de elementos de negación.
  10. Respetar las normas de la lengua.

En esta ocasión, se desarrollarán cada una de las cinco primeras pautas:

2.1 Controlar la longitud de párrafos y oraciones

En cuanto a la longitud de los párrafos, Montolío y Tascón señalan que se deben evitar tanto los párrafos muy cortos (de una o dos líneas) como los demasiado largos (más de 10 líneas). Agregan que se deben evitar los párrafos largos constituidos por una única oración, es decir, aquellos en los que tras varias líneas se encuentra un solo punto: el final. Por ello, afirman que es necesario usar el punto y seguido con cierta frecuencia. Si desean conocer más sobre el uso de este signo, pueden revisar el contenido presentado en una anterior colaboración.

Asimismo, en el Manual de escritura académica y profesional, Montolío brinda la siguiente información acerca de la extensión que debe tener un párrafo, fuera del ámbito de los medios de comunicación escrita y de la prosa científica:

Las recomendaciones internacionales para favorecer el uso de un lenguaje claro en la Administración, la Justicia y, en general, las instituciones proponen elaborar párrafos de no más de 150 palabras organizadas entre 3 y 8 oraciones. En cualquier caso, desaconsejan vivamente superar las 250 palabras por párrafo.

Respecto de la longitud de las oraciones, en el libro Estudio de campo: lenguaje escrito, Montolío indica que no existe una norma establecida; sin embargo, precisa que los manuales de estilo recomiendan que no exceda de las tres líneas, aproximadamente. Esta pauta se puede complementar con lo planteado en El libro del español correcto, en el que se señala que algunos manuales aconsejan que una oración debe contener entre veinte y treinta palabras como máximo.

Por ejemplo, en su libro La cocina de la escritura, el experto español Daniel Cassany brinda ocho consejos para escribir oraciones eficientes. Este es el primero:

«¡Ten cuidado con las oraciones largas! Vigila las que tengan más de 30 palabras. Comprueba que se lean fácilmente».

2.2 Seguir el orden natural de las oraciones en español

Montolío y Tascón aseguran que las oraciones que respetan el orden natural del español (sujeto + verbo + complementos: alguien + hace algo + en algún lugar + en algún momento…) son más fáciles de entender. Ello resulta más sencillo en comparación con aquellas oraciones cuyas partes se han «desordenado». Para explicarlo, en su libro El derecho a entender plantean el siguiente ejemplo (se ha destacado con negrita el sujeto):

a) Desmienten los últimos estudios estas afirmaciones.

b) Los últimos estudios desmienten estas afirmaciones.

Los autores explican que, de estas dos versiones, la (b) resulta más clara, ya que las diferentes partes de la oración se mantienen en su ubicación habitual:

  • Sujeto: Los últimos estudios.
  • Verbo: desmienten.
  • Complemento: estas afirmaciones.

Por su parte, Cassany también recomienda seguir el orden natural de las oraciones en español, como uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes:

«Busca el orden más sencillo de las palabras: sujeto, verbo y complementos. Evita las combinaciones rebuscadas».

No obstante, Cassany matiza dicha recomendación en La cocina de la escritura. En esta obra, señala que solamente los complementos cortos, como los circunstanciales de tiempo y de lugar, pueden ir al principio de la frase sin entorpecer su fluencia.

En esta misma línea, el experto naturalizado mexicano Sandro Cohen, en su libro Redacción sin dolor, afirma que las necesidades y el gusto del escritor determinan el orden de las palabras dentro de la oración. Este autor añade que el orden tradicional de las palabras no siempre es el adecuado.

Al respecto, Cohen asegura que muchas veces para que exista más claridad en la oración se debe manejar adecuadamente sus elementos, sobre todo los complementos y los incisos. Para explicarlo, se presenta un ejemplo tomado de El libro del español correcto (se ha destacado con negrita el complemento que ocasiona ambigüedad por su mala ordenación):

Se comprometió a terminar el trabajo la semana pasada.

En esta oración se produce ambigüedad, ya que se puede interpretar de dos maneras: (a) la semana pasada se asumió el compromiso de terminar el trabajo; (b) el trabajo se debió terminar la semana pasada. Si según el propósito comunicativo se debe expresar la primera idea (a), entonces el orden tradicional de las palabras no es el adecuado; en este caso, dicho complemento circunstancial de tiempo debe colocarse al inicio de la oración para que exista más claridad:

La semana pasada, se comprometió a terminar el trabajo.

Cabe precisar que, de acuerdo con la RAE, cuando el complemento circunstancial precede al verbo, va normalmente seguido de coma. Si desean conocer sobre el uso de la coma para delimitar los circunstanciales, pueden revisar el contenido presentado en una anterior colaboración.

2.3 Utilizar la voz activa

Montolío y Tascón recomiendan evitar el uso continuado de construcciones en voz pasiva al escribir. Agregan que una oración se comprende más rápidamente cuando está formulada en voz activa que al estar planteada en voz pasiva. Ello se debe a que las oraciones en voz pasiva son más largas y más difíciles de interpretar.

Para explicar lo anterior, en su citado libro plantean el siguiente ejemplo (en cada caso, se ha destacado con negrita el sujeto):

a) El acuerdo fue firmado ayer por los representantes de los dos grupos.

b) Los representantes de los dos grupos firmaron el acuerdo ayer.

Los autores explican que el lector se siente más cómodo con la versión (b). Ello es posible dado que esa oración está formulada en voz activa; es decir, el sujeto (los representantes de los dos grupos) realiza la acción (firmaron). Por el contrario, la versión (a) está planteada en voz pasiva; esto es, el sujeto (El acuerdo) es elemento que recibe la acción del verbo (fue firmado).

Sin embargo, según el manual Comunicación electrónica del Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP), la voz pasiva es aceptable cuando se desea resaltar el objeto de la acción del verbo. Cabe manifestar que normalmente la información destacada se debe situar al comienzo del enunciado. Así lo recomienda Cassany en uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes: «Coloca la información relevante en el sitio más importante de la oración: al principio».

Para explicar lo anterior, en dicho manual se presenta el siguiente ejemplo:

Las ofertas serán evaluadas por la entidad contratante en colaboración con el consultor.

En este ejemplo, se usa la voz pasiva, ya que el sujeto (las ofertas) es el elemento que recibe la acción del verbo (serán evaluadas). No obstante, dicho uso se justifica, puesto que se desea resaltar las ofertas como lo relevante de la oración, colocando esa información al principio.

Al respecto, Cohen sostiene que suele emplearse la voz pasiva cuando el sujeto que realiza la acción no es lo que más importa en la oración. Para explicarlo, en Redacción sin dolor, plantea el siguiente ejemplo:

Fueron firmados los acuerdos en Bogotá.

En este caso, Cohen afirma que vale más el hecho de informar que se suscribieron los acuerdos que precisar quiénes los firmaron. Por ello, también se justifica el uso de la voz pasiva.

2.4. Vigilar el uso abusivo de infinitivos, gerundios y participios

Montolío y Tascón señalan que las formas no conjugadas del verbo (los infinitivos, terminados en -ar, er o ir; los gerundios, en -ndo; y los participios, en -do) son esencialmente «anónimas»; es decir, para identificar al sujeto que ha realizado la acción, el lector necesita indagar en el texto. Con el objetivo de no generarle dudas al receptor del documento, recomiendan que se usen verbos conjugados al elaborar oraciones o que se escriba directamente el sujeto que ha realizado la acción.

Para explicar lo anterior, se presentan ejemplos tomados y adaptados de la Guía Práctica de Comunicación Clara del Ayuntamiento de Madrid, elaborada por Montolío y su equipo (en cada opción desaconsejable, se ha destacado el gerundio o el infinitivo; en cada opción recomendable, se ha resaltado el verbo conjugado y/o el sujeto):

Opción desaconsejable: (a) El solicitante entregó dos formularios al funcionario pidiendo (¿quién está pidiendo: el solicitante o el funcionario?) uno más.

Opción recomendable: (b) El solicitante entregó dos formularios al funcionario, quien le pidió uno más.

En este ejemplo, en (b) se usó el verbo conjugado pidió para expresar la acción, en reemplazo del gerundio pidiendo; además, se agregó el pronombre quien. Todo ello a fin de que le resulte más fácil al lector identificar quién es el sujeto que ha pedido un formulario más: el funcionario.

Opción desaconsejable: (a) Necesitamos conocer sus sugerencias para ejecutar (¿quién debe ejecutar: Ud./nosotros/él/ella…?) la obra.

Opción recomendable: (b) Necesitamos conocer sus sugerencias para que el personal municipal ejecute la obra.

En este ejemplo, en (b) se escribió directamente el sujeto (el personal municipal) que debe realizar la acción (ejecute); además, se añadió la conjunción que. Todo ello a fin de no generarle dudas al lector acerca de quién es el sujeto que debe ejecutar la obra: el personal municipal.

2.5. Conectar las ideas entre sí

Montolío y Tascón destacan que los lectores comprenden mejor el texto cuando las ideas están convenientemente enlazadas mediante conectores. Estos elementos tienen diferentes funciones textuales, todas ellas muy relevantes. Si desean conocer sobre los conectores, pueden revisar el contenido presentado en una anterior colaboración.

Queda pendiente seguir presentando las pautas básicas para escribir con claridad. Por ello, me comprometo a escribir sobre dichas normas en mi siguiente artículo. Me despido hasta una próxima oportunidad.