Toda persona que desea redactar un documento que resulte eficaz debe necesariamente considerar los siguientes procesos: la planificación, la composición y la revisión. Uso de manera específica el término proceso y no etapa -que he empleado antes en mis artículos, posts o PPT de capacitación- siguiendo a Cassany en El arte de dar clase (2021). El motivo de esa elección radica en que esos tres procesos de composición no constituyen necesariamente una secuencia lineal; según el autor, se interrelacionan entre sí de múltiples formas.

Esta interrelación ya había sido destacada por Cassany en Lenguaje ciudadano. Un manual para quien escribe en la Administración Pública Federal (2004), de México. En dicha fuente, el autor explicaba que el proceso para escribir tiene tres actividades relacionadas entre sí: planear, escribir, revisar, tanto que en la práctica es difícil separarlas. Asimismo, brindaba las siguientes recomendaciones acerca del proceso de composición de un texto:

  • “Ejecute el proceso completo en todos los casos; no omita ninguna actividad.

  • Regrese a etapas previas cuantas veces sea necesario y factible; recuerde que el proceso no es lineal.

  • Dimensione el proceso de acuerdo con el tamaño, la complejidad y la importancia del documento. Por ejemplo, planear un mensaje breve de correo electrónico podría llevarle menos de un minuto, mientras que la documentación de un sistema de calidad podría llevarle varios días o semanas; la creación de una ley podría llevarle meses”.

¿En qué consiste la planificación de un documento?

Al tratar este punto en las charlas y cursos que imparto sobre Redacción, les recomiendo a las y los participantes que, al inicio de su proceso de escritura, destinen, aunque sea unos pocos minutos, a planificar la escritura de su texto para procurar que resulte eficaz. Si el documento que van a redactar es muy extenso o complejo, probablemente se necesitarán más minutos. Como trabajo en una empresa de manera presencial cumpliendo un horario de oficina, siento en carne propia la falta de tiempo durante la jornada laboral. A pesar de esto, recalco que invertir tiempo en planificar un documento es un requisito para elaborar un texto eficaz.

En Lenguaje ciudadano…, Cassany afirma que planificar un documento consiste en:

  • definir su propósito,

  • analizar al lector,

  • generar las ideas a tratar y

  • ordenar estas ideas.

En esa línea, en el Manual de escritura académica y profesional, se recomienda al autor de un texto responder las siguientes preguntas que ayudan a planificar un texto:

  1. La finalidad del texto. ¿Qué intento conseguir con mi texto?; ¿qué debo conseguir con mi texto para considerar que ha funcionado?

  2. Los participantes de la comunicación escrita. ¿Para quién escribo?; ¿quién es el lector? Además, ¿qué quiero mostrar de mí?; ¿qué imagen, qué información sobre mí —o mi organización— quiero que tenga el lector?

  3. La selección y la organización de la información del texto. ¿Qué parte de la información que existe o que conozco sobre el tema seleccionaré al escribir el texto?; ¿qué aspectos creo que son más relevantes y cómo los marcaré para que mi texto muestre que son lo más importante?

1. La intención comunicativa: guía esencial del proceso de composición

En El libro del español correcto. Claves para hablar y escribir bien en español, se destaca que el autor de un texto escribe para conseguir un propósito comunicativo determinado. En la medida en que este se haya conseguido, el texto habrá resultado más o menos eficaz. Por ejemplo, en el ámbito laboral, escribimos textos que son funcionales; es decir, que tienen un objetivo específico: recomendar, instruir, informar, explicar, solicitar, persuadir, sustentar, entre otros.

Un ejemplo simple pero significativo me servirá para sustentar la importancia del propósito comunicativo en la redacción. Hace algunos años, una excompañera de estudios de la Facultad de Educación de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos —mi alma máter— me planteó una consulta por WhatsApp sobre qué opinaba acerca de la formulación de este enunciado: “Reconectémonos con el amor de Dios”. Ella es docente de Comunicación de un colegio católico de Lima y en el contexto de una reunión de docentes surgió dicha idea.

Como ese enunciado está escrito correctamente en cuanto a ortografía, respondí que se encontraba bien elaborado, al menos en la forma. Ella me comentó que una docente sugirió esta opción que le parecía mejor: “Nos reconectamos con el amor de Dios”. Ante esa observación, le señalé que dicho enunciado en su versión inicial (“Reconectémonos con el amor de Dios”) tiene como intención brindar un consejo. Si se pretende replantear de la otra forma (“Nos reconectamos con el amor de Dios”), se puede obtener otro enunciado bien construido desde el punto de vista formal, aunque -le comenté a mi colega- cabe preguntarse la utilidad de haber efectuado la reformulación del enunciado inicial.

A partir de este ejemplo, pretendo destacar que, antes de ensayar distintas maneras de expresar las ideas en un texto, se debe recordar primero el propósito comunicativo del texto planteado al inicio del proceso de composición. De esta manera, dicha intención comunicativa debe constituir una guía esencial para expresar las ideas de manera eficaz en un documento. Como bien afirma Cassany en Lenguaje ciudadano…: “un propósito preciso es el mejor instrumento del escritor para alcanzar lo que quiere lograr con su texto; si el redactor no tiene claro el propósito de su mensaje, se perderá en el camino durante la composición de su texto”.

Por otro lado, en el Manual de escritura académica y profesional, se resalta que la finalidad deseada por el autor de un texto determinará la información que se transmita. Según dicha fuente, antes de empezar a escribir, conviene plantearse para qué escribimos nuestro texto. El establecimiento de un objetivo claro será determinante en la selección y organización de la información. Estas últimas tareas las retomaremos como pasos finales de la planificación.

2. La probable confluencia de varios propósitos comunicativos en un solo texto

En el Manual de lenguaje claro (2024), publicado por la Secretaría Legal y Técnica del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, se señala que, en la mayoría de los documentos, hay una combinación de objetivos: algunos están explícitos, como el objetivo que subyace a la intención del escrito; pero otros quedan implícitos en función del tipo de documento. En esa línea, en el Manual de escritura…, se indica que los textos de ámbitos tanto académicos como profesionales pueden perseguir una finalidad principal y otras finalidades secundarias.

Otro ejemplo me permitirá graficar la presencia de varios objetivos complementarios y latentes que coadyuvan al logro de la finalidad principal de un texto. Como corrector senior del área de Publicaciones de la empresa donde laboro, muchas veces mi jefa directa me pide asesoría en cuanto a la revisión de los documentos que ella les envía a los coordinadores de otras áreas. Uno de ellos era una presentación en Power Point que buscaba persuadir a las áreas de Contabilidad y de RR. HH. de contratar a personal adicional para nuestra área. Ese requerimiento se sustentaba en el hecho de que íbamos a empezar una nueva campaña que implicaba imprimir mayor volumen de materiales; es decir, ante la mayor cantidad de carga laboral, requeríamos más personal para cumplir con el cronograma de trabajo.

Para convencer a dichas áreas de contratar más personal, ella elaboró varias páginas de su presentación para informar sobre las labores específicas que implicaban las tareas adicionales que debíamos desempeñar en nuestra área en esa nueva campaña. Esa información, a su vez, buscaba sustentar la necesidad de contratar más personal. Así, ambos propósitos -informar las tareas y sustentar la necesidad de más personal- confluían para alcanzar la finalidad principal de su PPT: persuadir a las áreas de Contabilidad y de RR. HH. de contratar a personal adicional para Publicaciones. Considerando ello, pude asesorarla para lograr dicho objetivo.

Cierro este apartado citando una idea del Manual de lenguaje claro de Buenos Aires sobre los problemas comunicativos que se originan en los lectores cuando no se expresa de manera explícita el propósito comunicativo en un documento:

Cuando no se puede deducir cuál es la intención del texto, las personas suelen descartar la información recibida o sobreinterpretan el contenido. Si el objetivo principal está explícito en el texto, la comunicación será más asertiva porque son menores las probabilidades de confundir al lector.

3. La empatía con el lector: requisito fundamental para planificar un texto

En El derecho a entender: La comunicación clara, la mejor defensa de la ciudadanía, Montolío y Tascón afirman que el primer paso para comunicarse de manera clara y, por tanto, eficaz consiste en ponerse en el lugar de nuestro público y empatizar con él: “La persona destinataria condiciona buena parte de cuál debe ser la información que transmitimos y cuál la manera en la que se debe hacer. Ponte en el lugar de quien te vaya a leer, empatiza con él/ella”.

En esa línea, en su libro Enseñar lengua, Cassany plantea que, al iniciar el proceso de redacción, se debe analizar la situación comunicativa en la que actuará el documento, considerando al receptor: ¿quién leerá el texto?, ¿qué se quiere conseguir (cuál es el propósito comunicativo)?; ¿cómo es el lector?; ¿qué sabe este del tema?, etc.

Al respecto, Montolío y Tascón plantean un listado de preguntas útiles al planificar la composición de un texto. Esas interrogantes permiten ser empáticos con los lectores:

  • ¿Quiénes son?

  • ¿Qué necesitan saber?

  • ¿Qué harán con nuestra información?

  • ¿Qué decisiones podrán tomar?

  • ¿En qué momento recibirán los mensajes?

  • ¿Qué conocimiento previo tienen del tema?

Asimismo, los autores agregan que en la planificación debemos considerar un vocabulario, tono y estilo de redacción acorde con el destinatario.

Utilizaré otro ejemplo, tomado de un caso concreto de comunicación con la ciudadanía, para graficar que muchas veces resulta común no considerar la empatía con el lector en la redacción y ello es contraproducente al comunicarse. En noviembre de 2023, se desarrollaron las Jornadas “Comunicación Tributaria Clara. Una aproximación interdisciplinaria”, organizadas por el Ministerio de Ciencia e Innovación de España, la Universidad de Barcelona y la Diputación de Barcelona. Al leer su resumen de contenido, me llamó la atención la conclusión a la que llegaron en una mesa redonda: “Enfrentar el corporativismo y la autorreferencialidad: retos de la Administración del siglo XXI”.

En concreto, en dicha conclusión, me llamó la atención el concepto de autorreferencialidad, nuevo para mí hasta ese momento. Esta noción fue planteada por uno de los funcionarios participantes en las Jornadas como una de las dificultades comunicativas que se enfrentan en el Estado español. La autorreferencialidad se explica de la siguiente manera en el referido resumen: “El criterio para determinar que un texto se entiende o no es el de los propios compañeros y compañeras del departamento de turno, que es la única opinión que suelen escuchar para validar la comprensión de un documento especializado administrativo”.

De lo expuesto, podemos concluir que la autorreferencialidad y la empatía con el lector de nuestros documentos se encuentran en las “antípodas” de la comunicación escrita. En efecto, son muy opuestas las nociones de (a) escribir pensando que es suficiente con que uno entienda lo que plasma por escrito como para determinar que “hemos redactado bien” y (b) expresarse por escrito poniendo en el centro a la persona que nos leerá. La primera forma de expresarse está destinada al fracaso; la segunda tiene mayores posibilidades de resultar eficaz.

4. La selección y la organización de la información: últimos pasos

4.1. ¿Qué información se debe incluir en el texto durante su planificación?

Según lo planteado por Montolío y Tascón en El derecho a entender: La comunicación clara, la mejor defensa de la ciudadanía, con el fin de determinar qué información se debe seleccionar para incluirla en el texto, se debe considerar quién es la persona destinataria y cuál es el propósito comunicativo. Asimismo, los autores recomiendan utilizar una lluvia de ideas, una lista de temas o plantearse preguntas básicas para generar ideas.

En esa línea, en su libro El arte de dar clase, Cassany también aconseja usar torbellinos de ideas (concentrarse durante unos pocos minutos en un tema y apuntar todo lo que se nos ocurra), mapas mentales, preguntas de indagación o taxonomías de contenido en este paso de la planificación. Por ejemplo, respecto de las preguntas para generar ideas del texto, en la Guía práctica Comunicación Clara (2017), del Ayuntamiento de Madrid, se presenta este listado:

  • ¿Qué? La información esencial.

  • ¿Quién? La(s) persona(s) afectada(s).

  • ¿Cuándo? Días, horas, plazos, etc.

  • ¿Dónde? Lugares, ámbitos, etc.

  • ¿Cómo? Instrucciones, requisitos, etc.

  • ¿Por qué / para qué? Causas, consecuencias, objetivos, etc.

  • ¿Cuánto? Datos calculables, cantidades, etc.

De otra parte, en el Manual de escritura…, se precisa que, en la fase de selección de la información, conviene recordar el objetivo comunicativo propuesto del texto y preguntarse por la pertinencia de cada idea para lograrlo; es decir, el escritor debe determinar si la información recogida es relevante para lograr esa intención. En dicha fuente, se precisa que un dato no es relevante en sí mismo; lo es en función de la finalidad que persigue el documento. No todas las informaciones recogidas al generar ideas tienen que pasar al texto.

Finalmente, si desean conocer estrategias para generar ideas del texto, pueden revisar el apartado “Cómo planear: técnicas para generar ideas”, de Lenguaje ciudadano… En esa fuente, Cassany explica cómo aplicar estas estrategias:

  • mapas mentales.

  • preguntas del lector.

  • lluvia de ideas.

  • palabras encriptadas.

  • frases empezadas.

  • qué pasaría si…

4.2. ¿Cómo se puede organizar la información del texto durante su planificación?

En este punto de la planificación, si es que previamente no se ha establecido el tipo de documento que se utilizará, el redactor debe elegir un género discursivo acorde con el propósito comunicativo ya definido. Así se podrá organizar la información del texto. A modo de ejemplo, Montolío y Tascón precisan que no se articula de la misma manera un correo electrónico en respuesta a una pregunta concreta que un informe. Por ello, señalan que el número de apartados en un documento dependerá del género discursivo que se redacte.

Por otro lado, en el Manual de lenguaje claro se explica que, desde el punto de vista formal, los textos funcionales (es decir, aquellos que tienen un objetivo específico: instruir, informar, explicar, solicitar, convencer...) se caracterizan por un formato de presentación con una estructura fija. Esto facilita la lectura y favorece la operatividad del documento. Esos formatos varían de acuerdo con el documento, el contenido y la finalidad de la comunicación. Es decir, cada género discursivo -informe, oficio, memorando, etc.- posee una estructura determinada.

Para organizar la información en un documento extenso, según la Guía Práctica Comunicación Clara de Madrid, conviene favorecer una lectura cómoda; es decir, a mayor extensión del documento, más visible debe ser su estructura. Para ello, en dicha fuente, se recomienda ofrecer al destinatario las siguientes ayudas para organizar un documento extenso:

  • “Incluye un índice (o una tabla de contenidos).

  • Ofrece un resumen al principio, o bien añade resúmenes de los distintos apartados.

  • Destaca los títulos y subtítulos. Estos ayudan a encontrar rápidamente la información en el texto; además, permiten anticipar el contenido de cada apartado.

  • Redacta conclusiones intermedias que cierren cada apartado”.