Butta, raccogli e organizza. Niente ti prende più energia di uno spazio disordinato e pieno di cose del passato che ormai non ti servono più.

(Dalai Lama)

Charles Schwab fu presidente della Bethlehem Steel Company in America negli anni trenta, assunse un consulente per l'organizzazione del tempo, Ivy Lee, perché stesse con lui per due settimane e gli desse consigli utili per migliorare il rendimento della sua azienda. Il rapporto, una volta stilato conteneva, soltanto tre frasi. Consapevole che il suo succinto rapporto fosse ben diverso da quelli corposi di migliaia di pagine che Schwab riceveva abitualmente dai suoi consulenti, Lee non volle essere pagato subito. '' Metta in pratica i miei consigli per un mese - disse Lee - e poi mi dia quello che le sembra giusto''. Dopo un mese Lee ricevette un assegno di venticinquemila dollari - una somma favolosa per quei tempi L’azienda guidata da Schwab divenne leader nella produzione negli Stati Uniti.

Schwab dichiarò che quello era stato il consiglio di affari più prezioso della sua vita. Nel foglio era scritto: 1. Fare un elenco delle '' cose da fare '' ogni giorno. 2. Ordinare la lista secondo la loro priorità. 3. Occuparsi delle cose in ordine decrescente di utilità economica.

Questo interessante aneddoto, risalente al secolo scorso, risulta sempre di grande attualità. La ricerca di una migliore organizzazione nelle attività quotidiane regala sempre qualcosa. Migliora il business e non solo: guadagni tempo prezioso che, di solito, sprechi nella ricerca delle cose che ti servono per lavorare o per vivere. Le attività fluiscono meglio e con meno intoppi.

Tuttavia, il termine ‘ordine’ è spesso mal percepito e sopportato. Nel tempo si è ammantato di significati che rievocano diktat di regimi autoritari che, distorcendone la valenza profonda, l’hanno usato per giustificare imposizioni antidemocratiche. Quando rifuggi dall’ordine e dall’idea di ‘riordinare’ le tue cose (e, di conseguenza le tue priorità, i pensieri e i sentimenti), temendo che questo possa limitare la tua libertà e tarpare le ali della creatività, ti stai sbagliando di grosso.

Ordine - come abbiamo detto - suscita sentimenti contrastanti: fa pensare a qualcosa di imposto dall’esterno, con ferrea disciplina, che priva della libertà e della creatività. Le parole talvolta si caricano di sentimenti che derivano da come sono state usate in passato. Quando hai consapevolezza dei significati delle parole, si aprono nuove prospettive; quando approfondisci i contenuti, eviti di prendere per buone verità non verificate o pensieri non indagati. Potresti perfino scoprire idee e nozioni oltremodo utili nel quotidiano. Ma procediamo ‘con ordine’!

Ordine

Deriva dal termine latino ordo, ordinis e indica la disposizione regolare di più cose collocate, le une rispetto alle altre, secondo un criterio organico e ragionato, rispondente a fini di praticità, di opportunità, di armonia. Da qui i modi di dire “mettere, tenere in o. le proprie carte, i vestiti, le pratiche d’ufficio; disporre in bell’o. gli oggetti di un’esposizione; questo libro è fuori ordine, non si trova nel luogo in cui dovrebbe stare”.

Disciplina

Il termine disciplina viene dal latino disciplina, derivato da discepolo, colui che impara o meglio colui che riceve l’insegnamento di un maestro. Ne consegue che disciplina, letteralmente, significa “educazione, ammaestramento, insegnamento” ovvero l’atteggiamento necessario per essere allievi e imparare qualcosa di utile, come uno sport, una lingua, una professione, un mestiere. O, semplicemente, come riordinare la scrivania per vivere e lavorare meglio. Disciplina e ordine diventano, in quest’ottica, attitudini che servono rispettivamente per acquisire nuove competenze e dare una disposizione formale alle cose intorno a noi. Ad esempio, sistemare quel caotico mucchio di carta sul tavolo in pile ordinate di fatture, documenti, lettere, liste della spesa e quant’altro, diventa un passaggio fondamentale per trovare ciò che ti serve per lavorare o per vivere. Essere disciplinato nel mettere in pratica quanto hai appreso, con impegno e dedizione, ti aiuta a migliorare te stesso e ad acquisire nuove competenze e buone abitudini che migliorano l’esistenza.

Come fare praticamente

Quando prendi la decisione di risistemare le tue cose, davanti a te hai due strade: - Puoi continuare a fare come hai sempre fatto, con l’alta probabilità che tutto ritorni come prima in breve tempo oppure
- Puoi provare a fare qualcosa di diverso impegnandoti a comprendere cosa funziona male e mettere in atto i giusti accorgimenti.

Facciamo l’esempio della gestione della scrivania. Ecco alcuni consigli da mettere in pratica: - Fatti le domande giuste: prima di risistemare le cose che hai sul tavolo chiediti: cosa uso di più ogni giorno? Come lo uso? Ogni quanto metto in ordine? Dove posso mettere questa cosa e ritrovarla con facilità?
- A lavoro finito, rimetti a posto: tieni sul tavolo soltanto quello che ti serve mentre fai una certa attività. Al termine del lavoro, togli ciò che hai usato e, in pochi minuti, ricreerai uno spazio dove potrai trovare tutto con facilità. Il tuo lavoro diventerà più scorrevole.
- Stop all'imbarazzo: su una scrivania caotica difficilmente sei in grado di trovare ciò di cui hai bisogno per dare le risposte che si aspettano da te, ad esempio il capo o un cliente. Quando trovi ciò che ti serve per replicare alle richieste che ti arrivano, finalmente, smetti di provare imbarazzo e puoi dare riscontro.
- L’importanza delle liste e delle priorità: fai una lista delle cose da fare ogni giorno e stabilisci le tue priorità.
- Aggiorna la tua lista: aggiorna la lista a fine giornata, cancellando quello che hai fatto. Il resto rimandalo al giorno successivo.
- Stop a germi e batteri: lascia un cassetto vuoto. A fine giornata riponi nel cassetto le cose che userai il giorno dopo. Il tavolo sarà sgombro e potrà facilitare la pulizia della superficie, così germi e batteri smetteranno di proliferare. Una ricerca americana ha dimostrato che, sulle scrivanie, ci sono 400 volte più germi e batteri che nei bagni.

Concetti così importanti da conoscere come ordine, armonia e disciplina, erano ben noti sin dai tempi antichi. Cito le parole che Seneca scrive, nelle sue “Lettere a Lucilio”: “Nell'armonia le piccole cose crescono mentre nel contrasto anche le più grandi svaniscono”.

Se vuoi far crescere qualcosa a cui tieni - sia che si parli di business o di una relazione importante - coltiva armonia e chiarezza mentale derivante da una mente ordinata. L’imperatore Marco Aurelio, (121 e il 180 d.C.) sosteneva “Per mente tranquilla non intendo altro che una mente ben ordinata.”

Pertanto, coltivare l’ordine – ad esempio sulla scrivania – può essere il consiglio più prezioso che leggerai oggi o nella tua intera vita perché avrai così compreso che si tratta di qualcosa che va oltre il semplice aspetto organizzativo.

Serve a tranquillizzare - e placare l’ansia causata da - una mente agitata, a creare l’armonia che permette alle cose di crescere e a evitare i contrasti che fanno svanire anche le cose più grandi.